INFO 3_2018

E-Mails schreiben im Betrieb

Im Zeitalter der Schnelligkeit der Online-Systeme hat sich die digitale E-Mail durchgesetzt. Häufig ist nun in den letzten Wochen in der Geschäftsstelle die Frage aufgetaucht: „Darf ich eigentlich private Mails im Büro schreiben? Was ist erlaubt? Was kann der Arbeitgeber mir verbieten?“

Hierzu gibt es verschiedene Rechtsauffassungen. Wie der Jurist sagt, kommt es immer darauf an, und zwar auf die Frage: Gibt es betriebliche Regelungen? Haben Sie in Ihrer Dienststelle eine Dienstvereinbarung, die den Umgang mit dem Internet, E­Mails oder anderen elektronischen Geräten regelt?

Es gibt einige Dienstvereinbarungen, die sowohl das eine als auch das andere regeln. So muss zuerst einmal die Frage gestellt werden, wem gehört das Gerät (der PC, das Smartphone oder sonstige elektronische Geräte)?
In der Dienstvereinbarung müsste dann auch geklärt werden, ob und welchen Teil Sie davon privat nutzen können. Dürfen Sie über den Internetanschluss des Arbeitgebers auf Ihren privaten E­MailAccount zugreifen? JA oder NEIN? Dies ist alles dort, wenn möglich, geregelt.

Grundsätzlich ist zu sagen, dass, gibt es keine Betriebsvereinbarung oder ist auch sonst privat/persönlich zwischen Ihnen und der Geschäftsleitung nichts geregelt, die private Nutzung dieser dienstlichen Geräte verboten ist. Hier gibt es auch keine Ausnahmen.
Wir wissen, dass in einigen Betrieben die private Nutzung sowohl kurzfristig als auch längerfristig vom Arbeitgeber einfach geduldet wird. Hier laufen Sie aber Gefahr, dass Ihnen der Arbeitgeber dies plötzlich und zu Recht untersagt. Man muss sich darüber im Klaren sein, dass es sich hierbei um ein dienstliches Gerät für dienstliche Belange handelt und es für keine private Kommunikation zulässig ist.
Dazu gehört auch, dass z.B. der Ehemann oder die Ehefrau kurzfristig über das dienstliche Smartphone/das dienstliche Telefon mitteilt, dass er/sie möglicherweise später kommt, um sie/ihn abzuholen oder Sie dem Partner mitteilen, dass Sie länger arbeiten müssen. Dieses über die dienstlichen Kommunikationswege ist rechtlich sehr streitig.

Darf der Arbeitgeber E-Mails mitlesen bzw. überwachen

Des Weiteren gibt es die Frage, ob der Arbeitgeber die E­Mails mitlesen bzw. überwachen darf?
Arbeitsrechtlich müssen Sie seitens des Arbeitgebers davon in Kenntnis gesetzt worden sein, dass es, sofern vorhanden, eine spezielle Kontroll­Software gibt, mit der z.B. der Arbeitgeber in der Telefonanlage ohne Ihr Wissen auslesen könnte, von welchem Apparat zu welcher Telefonnummer in welcher Zeit und wie lange telefoniert worden ist. So könnte der Arbeitgeber, sofern er es will, diese Nummer nachverfolgen und Ihnen dann ggf. auch eine privatrechtliche private Tätigkeit nachweisen.

Die neue EU­Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verlangt seit einigen Wochen eine Bekanntgabe und Information über jegliche Kontrollmaßnahmen, die der Arbeitgeber durchführen könnte, und zwar unabhängig davon, ob er es tut. Aber wenn die technischen Voraussetzungen für eine entsprechende Kontrolle gegeben sind, bedarf es einer ordentlichen Information.

Darüber hinaus ist die Rechtsprechung soweit, dass der Arbeitgeber die E­Mails, die Sie auch dienstlich verfassen und diese auch rein dienstlich sind, nicht ohne Weiteres von Ihnen einlesen und kontrollieren darf. Er darf maximal stichprobenartig Überprüfungen des Mailsystems vornehmen, um möglicherweise Straftaten, wie das Weiterleiten von Geschäftsgeheimnissen, zu verhindern oder das Einhalten der IT­Sicherheitsregeln, die er damit kontrollieren will/kann oder muss, zu überprüfen. Eine umfassende oder automatische Überwachung von E­Mails ist unzulässig.

Unter der Voraussetzung, dass es die Erlaubnis gibt, vom Dienst­PC private E-Mails zu schreiben, zu lesen und dass dies ausdrücklich erlaubt ist, sind die E­Mails für den Arbeitgeber grundsätzlich tabu.
Es gilt hier strikt der Schutz des Fernmeldegeheimnisses, dem auch die E­Mails unterliegen.

Will der Arbeitgeber eine Kontrolle durchführen oder Einsicht nehmen, bedarf es ausdrücklich der Zustimmung des Arbeitnehmers. Sollte dem Arbeitgeber – warum auch immer – etwas Außergewöhnliches auffallen und er einen möglicherweise konkreten Verdacht hegen, dass eine Straftat vorliegt, darf er auch dann noch nicht eingreifen und diese kontrollieren, da der Arbeitgeber ja nicht die Kriminalpolizei ist.
Nun passiert es, dass der Arbeitnehmer länger erkrankt ist und seine E­Mails von ihm persönlich nicht gelesen, bearbeitet und weiter versandt werden können. So sollte immer ein Vertreter benannt werden, der Ihre persönlichen dienstlichen E­Mails auslesen kann; oder der E­Mail­Account sollte so eingestellt sein, dass E­Mails automatisch weitergeleitet werden. Oft wird der Betroffene ermächtigt, eine solche Person seines Vertrauens aus dem Kollegenkreis zu benennen.
Ist es in Ihrem Unternehmen auch so? Wie wird es gehandhabt? Überprüfen Sie es.
Ist nämlich kein Vertreter bekannt, kann es äußerst schwierig werden. Dann gibt es das sog. „überwiegende Arbeitgeberinteresse“. So kann sich der Arbeitgeber über das System in seiner Funktion
als Arbeitgeber in den E­Mail­Account einloggen und dann alle Mails, die dort auflaufen bzw. aufgelaufen sind, einlesen.

Stichwort: Arbeitgeberinteresse.

Eine weitere spannende Frage, die aus den Kreisen der Mitarbeitervertretung kommt, ist, ob diese E­Mails an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schicken darf? Die Mitarbeitervertretung darf die Arbeitnehmer im Rahmen ihrer Tätigkeit per E­Mail oder über das Intranet, sofern vorhanden, direkt persönlich ansprechen.
Fraglich ist eher, ob die Mitarbeitervertretung das Mail­System auch nutzen darf, um E­Mails an den gesamten Betrieb zu senden?
Dass eine im Betrieb vertretene Gewerkschaft zu Werbe­ und Informationszwecken sich über die E­Mail­Adressen der Firma an die Arbeitnehmer wenden kann, ist sogar gerichtlich geklärt.
Genießen die Gewerkschaften über die Grundrechte einen anderen oder vor allem höheren Schutz als Betriebsräte und Mitarbeitervertretungen im Hinblick auf die mittlerweile übliche Betriebskommunikationspraxis über E­Mails, so wird man der Mitarbeitervertretung aber auch das Recht einräumen müssen, im Rahmen ihrer Kompetenz E­Mails an alle versenden zu dürfen.
Die Grenze solcher Aktion ist erst erreicht, wenn der Betriebsablauf/Betriebsfrieden gestört wird oder messbare wirtschaftliche Nachteile für den Arbeitgeber eingetreten sind.
Im Rahmen der Mitarbeitervertretung ist zu fragen, welche Mitbestimmungsrechte die MV eigentlich hat? So ist mittlerweile klar, dass Mitarbeitervertretungen weitreichende Mitbestimmungsrechte haben, da, wie ja schon vorgenannt, eine sog. drohende Totalüberwachung im Unternehmen eintreten könnte. Hier ist die Mitbestimmung dahingehend, dass die MV dem entgegenwirken
muss.
Immer dann, wenn der Arbeitgeber eine technische Einrichtung installieren will, die auch nur potenziell geeignet ist, das Verhalten oder die Leistung des Beschäftigten zu überwachen, muss die Mitarbeitervertretung ihr OK geben.
So hat es in der neusten Rechtsprechung eine Entscheidung dahingehend gegeben, dass der Dienstgeber keine Rechtsmittel einsetzen kann, wenn er eine Lesebestätigung für E­Mails anfordert. In
dem streitigen Fall hat der Arbeitgeber davon Gebrauch gemacht, die Lesebestätigungen seiner Mails an die Beschäftigten als versteckte Zeiterfassung zu benennen, um daraus dann arbeitsrechtliche Konsequenzen ziehen zu können.
Dies ist nicht zulässig.

Sie haben Fragen oder benötigen Unterstützung? Wir sind für Sie da!

Sollten Sie weitere Fragen zu dem Thema haben oder Hilfe benötigen, um entsprechende Dienstvereinbarungen zu dem Thema Internet, E-Mails, Smartphones zu erstellen, stehen wir, die Kirchengewerkschaft mit ihrer Rechtsschutzabteilung, Ihnen/Euch sehr gern zur Verfügung.

Hubert Baalmann,
Gewerkschaftssekretär

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